Synapsa - program dla serwisu

Opis programu

SYNAPSA jest rozbudowanym systemem informatycznym, umożliwiającym prowadzenie i nadzorowanie pracy serwisu. Opracowany został na potrzeby firm branży komputerowej, AGD, oraz innych firm zajmujących się wymianą gwarancyjną towarów lub naprawami pogwarancyjnymi. Dzięki konsultacjom z firmami zajmującymi się prowadzeniem działalności serwisowej oraz dzięki ścisłej współpracy z pracownikami wielu dużych punktów serwisowych udało się stworzyć system wychodzący naprzeciw oczekiwaniom różnych typów serwisów i różnych branż.

Program Synapsa może być używany samodzielnie lub dzięki połączeniu z programem Magnat ewidencjonującym informacje gwarancyjne w momencie sprzedaży oraz Panelem zgłoszeń WWW, a także dzięki przystosowaniu do integracji ze środowiskiem zewnętrznym może stanowić część rozbudowanego i zautomatyzowanego systemu realizacji zobowiązań gwarancyjnych.

Dokładne dane o programie Synapsa zawiera dokumentacja on-line.

Podstawowe funkcje systemu SYNAPSA to:

rejestracja przyjmowanych i wydawanych towarów wraz z drukiem niezbędnych dokumentów,
możliwość rejestracji zgłoszeń o awariach, zanim towar trafi do serwisu (dla procedury RMA i zleceń wyjazdowych),
rejestracja wysyłek towaru do dostawcy, wraz z drukiem zestawień i list wysyłanych towarów,
rejestracja napraw towaru z możliwością zanotowania listy dokonanych napraw z ich kosztami,
rejestracja wymian towaru na nowy lub poserwisowy,
zarządzanie danymi gwarancyjnymi,
zarządzenie szczegółowym magazynem serwisowym uwzględniającym poszczególne egzemplarze towarów.

Cechami wyróżniającymi nasz produkt są między innymi:

pełna ewidencja całej wewnętrznej procedury serwisowej, w tym wymiany towaru na towar pobrany z zewnątrz serwisu, ewidencja towaru pozostałego po wymianach serwisowych,
rejestracja dużej ilości parametrów przyjmowanych towarów (klient, dostawca, numer seryjny, data sprzedaży, wyposażenie, opis usterki, sposób transportu, zaznaczenie płatności za towar, numer rewersu zewnętrznego itd.), danych o kliencie, towarze i dostawcy,
możliwość ewidencjonowania wstępnych zgłoszeń reklamacyjnych; dodatkowy moduł pozwala na przyjmowanie zgłoszeń dla procedury RMA (Return Material Authorization) za pomocą Internetu z możliwością ręcznej lub automatycznej akceptacji zgłoszenia,
możliwość dzielenia przyjmowanych towarów na podzespoły z niezależnym serwisowaniem każdego z elementów (np. dla serwisowania zestawów komputerowych),
niezależne zarządzanie stanem rozliczenia reklamacji od stanu magazynu serwisowego, możliwość tworzenia raportów związanych z rozliczeniami i ze stanem magazynowym (remanent), tworzenia dowolnej liczby magazynów fizycznych i logicznych, szczegółowa ewidencja magazynowa towaru z uwzględnieniem numerów seryjnych,
duża liczba atrybutów dokładnie określających stan procesów serwisowych,
pełne wykorzystywanie historii wymian i napraw oraz zewnętrznych źródeł numerów seryjnych w celu automatyzacji procesów serwisowych i do zarządzania gwarancjami, w tym możliwość automatycznego przedłużania gwarancji na towar o czas pobytu w serwisie, odnawianie gwarancji,
informowanie o czasie pozostałym do rozliczenia z możliwością niezależnego ustalania maksymalnego czasu naprawy dla każdej reklamacji; czas reklamacji może uwzględniać kalendarz dni roboczych z automatycznie wyliczanymi dniami wolnymi od pracy,
automatyczna rejestracja wielu parametrów, w tym dat i użytkowników operacji,
możliwość wykorzystania zewnętrznych źródeł informacji o numerach seryjnych i udzielonych gwarancjach, aktualizowanych w momencie sprzedaży. Dedykowanym programem zbierającym te dane jest Magnat, z ewentualnym modułem produkcji. (program Magnat współdziała z popularnymi programami handlowymi). Wykorzystanie tych danych w znacznym stopniu automatyzuje proces zgłaszania i przyjmowania towaru do serwisu - wpisanie numeru seryjnego towaru (z klawiatury lub za pomocą czytnika kodów paskowych) powoduje automatyczne generowanie wszystkich danych o towarze (nazwa, data sprzedaży, dostawca, okres gwarancji itd.). Współpraca obu programów zwiększa automatyzację oraz zmniejsza ilość pomyłek lub prób oszustwa.
możliwość importu kartotek z dowolnych źródeł bazodanowych oraz eksportu dla potrzeb zewnętrznej obróbki danych,
możliwość połączenia do zewnętrznych programów handlowych dla korzystania z zewnętrznych kartotek bez potrzeby cyklicznego ich importowania oraz w celu odczytywania danych o fakturach sprzedaży bezpośrednio ze środowiska Synapsy (współdziałanie z programami SubiektGT, WFMag (opcjonalnie również z obsługą numerów seryjnych), Enova, CDNOptima, SoftWork i inne - na zamówienie naszych Klientów),
zaawansowane możliwości wyszukiwania i prezentacji danych wg niemal dowolnych kryteriów, konfiguracja widoczności, kolejności i szerokości kolumn w tabelach, zaawansowane filtry danych - według początkowych lub końcowych liter, czy nawet wybranego fragmentu ze środka tekstu, z możliwością tworzenia wyrażeń logicznych określających poszukiwaną informację, sortowanie list według dowolnej kolumny,
raporty ilościowe, w tym raporty remanentowe, raport aktywności użytkowników, raporty awaryjności z możliwością uwzględnienia danych ze sprzedaży (przy współpracy z programem Magnat),
konfiguracja wydruków, zapamiętywanie ustawień wydruków, dowolne układanie parametrów list dla wydruków,
możliwość współpracy z systemami zewnętrznymi (np. serwerami WWW) za pomocą bibliotek oferujących wysokopoziomowy lub niskopoziomowy dostęp do danych,
wiele modułów dodatkowych, w tym moduł zgłoszeń internetowych, moduł udostępniania danych przez Internet, moduł powiadomień e-mail o naprawach, moduły wspomagające niestandardowe wydruki i inne,
rozbudowane możliwości administracji użytkownikami poprzez przydzielanie praw do wykonywania określonych operacji, kontrolę dostępu do magazynów, interaktywne śledzenie i zapamiętywanie wszelkich zmian dokonywanych przez użytkowników,
ułatwiona wymiana towarowa pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami lub filiami firmy poprzez wysyłkę, przyjęcie, wydanie i odbiór z wysyłki z opcją zapisu lub odczytu danych z rewersów na dysk lub przez pracę sieciową ze wspólnym serwerem bazodanowym za pomocą VPN lub przez usługi terminalowe (z ograniczeniem licencyjnym),
współpraca z czytnikiem kodów paskowych (dla wprowadzania numerów seryjnych towarów),
zapis indywidualnej konfiguracji użytkownika,
niezawodność i duża szybkość działania.

SYNAPSA może współpracować z programem Magnat, który zarządza pracą magazynu, pozwalającym między innymi na ewidencję przyjmowanych i wydawanych numerów seryjnych.
Dzięki temu po wpisaniu numeru seryjnego towaru (z klawiatury lub za pomocą czytnika kodów paskowych) automatycznie generowane są wszystkie dane o towarze (nazwa, data sprzedaży, dostawca, okres gwarancji itd.). Współpraca obu programów zwiększa automatyzację i zmniejsza ilość pomyłek lub prób oszustwa.

Co nowego w Synapsie 3?

Ilość zarówno dużych, strukturalnych zmian, jak i mniejszych ale istotnych udogodnień oraz wielu zewnętrznych i wewnętrznych usprawnień jest na tyle bogata, że uzasadniają one zmianę głównej wersji programu z 2 na 3.

Dotychczasowych użytkowników programu zapraszamy do zakupu nowej wersji programu po niewygórowanych cenach. Cena upgrade'u uzależniona jest od posiadanej wersji. W ramach promocji wprowadzamy zasadę, że przy przejściu z wersji Lite na Jednostanowiskową lub z wersji Jednostanowiskowej na Sieciową nie trzeba dopłacać dodatkowo za zmianę wersji z 2 do 3. Aby zamówić nową wersję, napisz do nas.

Zmiany dotyczą funkcjonalności dotyczącej części magazynowej Synapsy, usprawnień w interfejsie użytkownika i wyglądu (zobacz zrzuty ekranu), współpracy z programami zewnętrznymi, ponadto wprowadzono dużą liczbę innych, znaczących oraz drobnych zmian.

Zachęcamy do zapoznania się z odpowiedziami na często zadawane pytania oraz nową, niezwykle bogatą dokumentacją do programu Synapsa, która zawiera zarówno szczegółowe informacje o używaniu programu jak i ogólne porady wraz z przykładami dotyczącymi pracy serwisu.

Zmiany w funkcjonalności dotyczącej magazynu

Magazyn uwzględnia towar przydzielony do wymian. Możliwe jest stworzenie podsumowań remanentowych szczegółowych i ilościowych uwzględniających wszystkie towary znajdujące się w serwisie. Towar przydzielony można przesuwać pomiędzy magazynami.
Umożliwiono tworzenie magazynu podręcznego, który stanowi magazyn towarów dla przyszłych (nie-bieżących) wymian.
Umożliwiono przeglądanie pełnej historii operacji magazynowych

Zmiany interfejsu

Dodano panel operacji. Panel ułatwia wywoływanie poszczególnych operacji i przeglądanie rekordów. Osobom rozpoczynającym pracę z programem ułatwia zapoznanie się ze wszystkimi opcjami programu, porządkując wiedzę o operacjach wykonywanych w serwisie za pomocą programu Synapsa.
Zmieniono układ paneli, elementy graficzne okien, wprowadzono wiele nowych okien dialogowych.

Inne zmiany

Umożliwiono tworzenie zgłoszeń określonych ilościowo dla towarów nieposiadających numerów seryjnych oraz przyjmowanie zbiorcze towarów z podaniem ilości.
Odseparowano stan naprawy lub przydzielenia od statusu sprawy serwisowej oznaczające gotowość towaru do odbioru. Możliwe jest automatyczne, półautomatyczne lub ręczne określanie stanu gotowości do odbioru, niezależnie od stanu naprawy towaru.
Rozbudowano procedury importu kartotek do Synapsy.
Uproszczono konfigurację połączenia do zewnętrznych źródeł numerów seryjnych (do programu Magnat).
Umożliwiono bezpośrednie połączenie Synapsy do wybranych programów handlowych (Subiekt GT, WF-Mag, Enova, CDN Optima, SoftWork) w celu udostępnienia zewnętrznych kartotek i informacjach o fakturach.
Ułatwiono konfigurację list, umożliwiając przełączanie widoku listy pomiędzy ustawieniami wydruku i widoku ekranowego.
Dodano okna do szybkiego i wygodnego ustawiania wstępnych parametrów wyszukiwania.
Umożliwiono szybkie filtrowanie list bez wchodzenia do panelu kryteria. Prawy przycisk myszy pozwala na filtrowanie wg danych wybranego wiersza i kolumny, co pozwala na szybkie zawężanie listy do wybranego parametru.
Zmieniono wszystkie typy wydruków, eliminując listy ze stałą ilością pozycji na stronie. Listy z formą tabelaryczną mają możliwość przesunięcia długich pól do odrębnych wierszy.
Wprowadzono koloryzowanie elementów list w zależności od ich stanu.
Dodano opcję instalacji Serwera Synapsy jako serwis NT w celu automatycznego uruchamiania przy starcie systemu.
Wprowadzono wiele wewnętrznych zmian i usprawnień.
Udostępniono bogatą dokumentację off- i on-line do programu.

Zrzuty ekranu

Panel Klienci

Synapsa

Serwer bazy danych

Więcej zrzutów ekrnanowych zawiera dokumentacja on-line.