Synapsa 3 - Często zadawane pytania (FAQ) Jakie usprawnienia wprowadzono do Synapsy 3? Zmiany w funkcjonalności dotyczącej magazynu Magazyn uwzględnia towar przydzielony do wymian. Możliwe jest stworzenie podsumowań remanentowych szczegółowych i ilościowych uwzględniających wszystkie towary znajdujące się w serwisie. Towar przydzielony można przesuwać pomiędzy magazynami. Umożliwiono tworzenie magazynu podręcznego, który stanowi magazyn towarów dla przyszłych (nie-bieżących) wymian. Umożliwiono przeglądanie pełnej historii przesunięć międzymagazynowych Zmiany interfejsu Dodano panel operacji. Panel ułatwia wywoływanie poszczególnych operacji i przeglądanie rekordów. Osobom rozpoczynającym pracę z programem ułatwia zapoznanie się ze wszystkimi opcjami programu, porządkując wiedzę o operacjach wykonywanych w serwisie za pomocą programu Synapsa. Zmieniono układ paneli, elementy graficzne okien, wprowadzono wiele nowych okien dialogowych. Inne zmiany Umożliwiono tworzenie zgłoszeń określonych ilościowo dla towarów nieposiadających numerów seryjnych oraz przyjmowanie zbiorcze towarów z podaniem ilości. Odseparowano stan naprawy lub przydzielenia od statusu sprawy serwisowej oznaczające gotowość towaru do odbioru. Możliwe jest automatyczne, półautomatyczne lub ręczne określanie stanu gotowości do odbioru, niezależnie od stanu naprawy towaru. Rozbudowano procedury importu kartotek do Synapsy. Uproszczono konfigurację połączenia do zewnętrznych źródeł numerów seryjnych (do programu Magnat). Umożliwiono bezpośrednie połączenie Synapsy do wybranych programów handlowych (SubiektGT, WFMag, Enova, SoftWork) w celu udostępnienia zewnętrznych kartotek i informacjach o fakturach. Ułatwiono konfigurację list, umożliwiając przełączanie widoku listy pomiędzy ustawieniami wydruku i widoku ekranowego. Dodano okna do szybkiego i wygodnego ustawiania wstępnych parametrów wyszukiwania. Umożliwiono szybkie filtrowanie list bez wchodzenia do panelu kryteria. Prawy przycisk myszy pozwala na filtrowanie wg danych wybranego wiersza i kolumny, co pozwala na szybkie zawężanie listy do wybranego parametru. Zmieniono wszystkie typy wydruków, eliminując listy ze stałą ilością pozycji na stronie. Listy z formą tabelaryczną mają możliwość przesunięcia długich pól do odrębnych wierszy. Wprowadzono koloryzowanie elementów list w zależności od ich stanu. Dodano opcję instalacji Serwera Synapsy jako serwis NT w celu automatycznego uruchamiania przy starcie systemu. Wprowadzono wiele wewnętrznych zmian i usprawnień. Udostępniono bogatą dokumentację off- i on-line do programu. Podstawy obsługi Jakie są podstawowe operacje serwisowe wykonywane przy pomocy Synapsy? Przyjęcie towaru, naprawa na miejscu, wymiana towaru na nowy lub poserwisowy, wydanie towaru, naprawa u dostawcy przez wysyłkę i odbiór. Jak wykonuje się podstawowe operacje serwisowe? Należy korzystać z list podwójnych, z ewentualną edycją w oknie edycji serwisowej podczas przerzucania rekordów z górnej do dolnej listy. Do czego służy okno pełnej edycji? Czy można za jego pomocą wykonywać zwykłe operacje, np. ustawienie statusu naprawy? Okno pełnej edycji służy do poglądu szczegółów rewersu i nietypowych operacji związanych z poprawkami źle wprowadzonych danych lub cofnięcia skutków operacji wykonywanych za pomocą list podwójnych. Za pomocą okna pełnej edycji nie należy wykonywać zwykłych operacji serwisowych. Kiedy powinienem zakładać nowe magazyny w Synapsie? Opis stanu spraw serwisowych w rewersach Synapsy jest na tyle szczegółowy, że pozwala wyeliminować potrzebę dodawania nowych magazynów logicznych, w większości wystarczy jeden magazyn. Jeżeli serwis ma fizycznie oddzielone działy serwisowe, wtedy tworzenie więcej niż jednego magazynu w Synapsie jest uzasadnione. Tworzenie magazynów serwisowych jest przydatne w większych serwisach, gdy istnieje potrzeba dokonywania wstępnych klasyfikacji dla rodzajów rozliczenia spraw, a każdym rodzajem napraw zajmuje się inny dział serwisowy. Rewersy a magazyn Co to jest rewers? Czym się różni od opisu przyjętego towaru? W jaki sposób pojedynczy rewers związany jest ze stanem magazynowym? Rewers powstaje w momencie przyjęcia towaru. Rewers oznacza sprawę serwisową. Zawiera wszelkie informacje o sposobie wykonania operacji serwisowych, w tym informacje o wymianie towaru na nowy. Przechowuje informacje zarówno o towarze przyjętym do reklamacji, jak również o wymianie u dostawcy, przydzieleniu nowego towaru zastępczego, przypisaniu dokumentu korekty. Z pojedynczym rewersem związany jest stan magazynowy towaru. Rewers może być związany z dwoma towarami znajdującymi się na stanie magazynowym: jeden z nich jest towarem oryginalnym - serwisowanym, ewentualnie wymienionym na wysyłce u dostawcy, a drugi jest towarem zastępczym przydzielonym do wymian - jeśli wykonano operację przydzielenia. Czy serwisowy stan magazynowy i lista nierozliczonych rewersów jest tym samym? Nie. Na listę towarów w serwisie składają się zarówno towary przyjęte, jak również towary, które są przydzielone do wymian serwisowych, także towary pozostałe po poprzednich (rozliczonych) naprawach z wymianą oraz towary podręcznego magazynu serwisowego. Które listy pokazują stan spraw serwisowych, a które stan magazynowy? Wszystkie listy poza listami w panelu Magazyn pokazują stan rewersów. Operacje panelu magazyn (przesunięcia i zdjęcia z serwisu) wyświetlają rzeczywisty stan magazynowy. W panelu magazyn może pojawić się kilka towarów powiązanych z tym samym numerem rewersu. Wymiany towaru na nowy (przydzielenia towaru zastępczego) i wysyłki do dostawcy, zdjęcia towaru ze stanów serwisowych Mój serwis czasem wykonuje naprawy na miejscu, ale najczęściej wysyłamy towar do producenta. W dodatku producent odsyła inny towar, niż jest do niego wysłany. Czy Synapsa przewiduje takie sytuacje? Tak, poprzez wysyłki i odbiór towaru. Synapsa pozwala na zachowanie kontroli nad wysłanymi towarami, w każdym momencie można obejrzeć towary wysłane i pokazać te, które zbyt długo znajdują się u dostawcy. Przy operacji odbioru towaru można wpisać informacje o odbieranym towarze - jakim dokumentem został przekazany, czy wiąże się z tym zmiana gwarancji, jaki typ i numer seryjny towaru został odebrany. Na czym polegają operacje wysyłki do dostawcy? Wysyłka do dostawcy oznacza naprawę lub wymianę towaru w serwisie zewnętrznym. Serwisem zewnętrznym najczęściej jest dostawca towaru. Wynikiem odbioru towaru od dostawcy jest ustawienie stanu "Z - naprawiony" z wpisaniem danych o odbieranym towarze. Czy można wysłać towar do innego kontrahenta niż pierwotny dostawca sprzętu? Tak. Wysyłając towar można określić dowolnego kontrahenta docelowego. Domyślnie jest nim ten kontrahent, od którego zakupiono towar. Na czym polega operacja przydzielenia towaru? Przydzielenie towaru oznacza wyznaczenie towaru do wydania zamiast oryginalnego towaru klienta. Skąd biorą się towary do przydzielenia? Czy przydzielenie towaru do rewersu zwiększa stan magazynowy? Jeżeli towar klienta nie może być naprawiony w terminie, serwis może przydzielić inny towar klientowi. Towary do przydzielenia mogą pochodzić z magazynu handlowego firmy, z towarów pozostałych po poprzednich naprawach na miejscu lub u dostawcy, oraz towarów z magazynu podręcznego Synapsy. Jeżeli przydzielany towar pochodzi z zewnątrz serwisu, operacja przydzielenia towaru zwiększa magazynowy stan serwisowy. Jeżeli towar przydzielany jest już na stanie serwisu (pochodzi z poprzednich napraw lub został przyjęty do magazynu podręcznego), ogólny stan magazynu nie zmieni się - towar zostanie jedynie przepisany z jednego rewersu do innego. Jak tworzy się magazyn podręczny? Czy tworzenie magazynu podręcznego jest wskazane? Magazynem podręcznym określa się towary, które zostały specjalnie przyjęte do serwisu dla przyszłych wymian. Przyjęcie towaru do przyszłych wymian wykonuje się w panelu "magazyn". Tworzenie magazynu podręcznego nie jest niezbędne nawet przy częstych wymianach towaru na nowy. Bardziej wskazane jest przydzielanie nowego towaru do spraw bieżących, bez pośredniego etapu magazynowania go w serwisie, zwłaszcza że towary do przyszłych wymian najczęściej stanowią własność magazynu sprzedaży, a nie serwisu. W moim serwisie rzadko naprawiamy towar, zwykle od razu wymieniamy towar na nowy. Czy Synapsa przewiduje wymiany towaru? Tak, poprzez operacje przydzielenia towaru. Wysłaliśmy towar do dostawcy, ale nie mogąc czekać na zwrot towaru, przydzieliliśmy klientowi nowy towar pobrany z magazynu głównego naszej firmy i wydaliśmy go klientowi. Co zrobić z towarem, który wróci z wysyłki? Czy Synapsa zajmuje się towarami, które pozostały po takich naprawach, jeżeli klient już odebrał nowy towar? Synapsa w pełni kontroluje takie sytuacje. Towar wracający z wysyłki, gdy klient jest już rozliczony, staje się własnością serwisu, podobnie jak towary stanowiące magazyn podręczny dla wymian. Towar taki widnieje nadal na tym samym rewersie na którym był przyjęty aż do czasu zdjęcia go ze stanów serwisowych albo do czasu wydania go innemu klientowi. Zdjęcie ze stanów serwisowych może nastąpić w przypadku konieczności zezłomowania nienaprawialnego towaru, albo jeżeli towar musi zostać wydany do magazynu głównego firmy w ramach rozliczeń miedzy serwisem a magazynem głównym. Towar taki może zostać sprzedany jako nowy lub poserwisowy (np. z obniżoną ceną i gwarancją). Towar ten może też oczekiwać w serwisie do czasu, aż będzie wydany innemu klientowi serwisu (operacją RR). Naszemu klientowi od razu wydaliśmy nowy towar, a towar klienta udało się naprawić. Co można z teraz zrobić z towarem pochodzącym od klienta? Sytuacja jest analogiczna jak w przypadku, gdy wykonano wysyłkę serwisową a klient otrzymał nowy towar. Naprawiony towar może być zdjęty z serwisu (czyli zezłomowany lub przekazany na dział handlowy) albo może oczekiwać w serwisie do czasu wydania go innemu klientowi (poprzez operację RR). W jaki sposób przepisuje się towary pozostałe po poprzednich naprawach albo z serwisowego magazynu podręcznego do nowych spraw serwisowych? Poprzez operację RR, czyli wymianę między rewersami. Przy operacji przydzieleń należy zmienić sposób rozliczenia na RR i wpisać rewers źródłowy. Stan magazynowy związany z rewersem źródłowym zostanie przepisany do rewersu docelowego. Do czego służą operacje wysyłek wewnętrznych? Czy przydzielenie towaru należy poprzedzać wysyłką wewnętrzną? Wysyłki wewnętrzne służą do przydzieleń towaru zastępczego do rewersu. Operacja przydzielenia może być jedno- lub dwukrokowa. W operacji dwukrokowej przydzielenie towaru poprzedzone jest wygenerowaniem zlecenia o pobór towaru zastępczego, czyli wysyłki wewnętrznej. Zlecenie to przekazywane jest zwykle do działu handlowego firmy, który na jego podstawie może przekazać część towaru przeznaczonego do sprzedaży na potrzeby serwisowe. Wysyłka wewnętrzna jest dokumentem zapotrzebowania na towary. Krok wysyłki wewnętrznej może być pominięty. Wysłałem towar do dostawcy, a gdy ten opóźniał się z rozliczeniem wykonałem przydzielenie towaru zastępczego. Zanim wydałem przydzielony towar, dostawca zwrócił naprawiony produkt. Który towar zostanie wydany klientowi? W powyższym przypadku towar przydzielony ma priorytet. Synapsa zakłada, że wydany zostanie towar przydzielony, a towar odebrany z wysyłki pozostanie w serwisie dla późniejszych wymian lub do sprzedaży. Na potrzeby szybkiej realizacji reklamacji pobrałem towar z magazynu handlowego i wydałem go klientowi. Magazyn główny firmy wykazuje teraz stratę na swoim magazynie. Czy serwis powinien w przyszłości uzupełnić stany magazynu handlowego, oddając naprawiony towar? Zależy od wewnętrznych ustaleń firmy. Wiele firm wykonuje operację przekazania towaru do serwisu przez dokument przesunięcia na magazyn handlowy oznaczający serwis. Stan tego logicznego magazynu stanowi towary "pożyczone" serwisowi, z założeniem, że magazyn ten nie będzie zwiększał swojego stanu w nieskończoność. Serwis w takim wypadku powinien "oddać" towary do magazynu. Fizycznie serwis nie oddaje tych samych towarów, które pożyczył, lecz oddaje towary z wymiany u dostawcy lub naprawione towary. Mają one inne numery seryjne, a czasem inny symbol towarowy. Dlatego "oddanie" towaru na magazyn handlowy wiąże się czasem z operacjami rozchodu i przychodu wewnętrznego.W Synapsie oddanie towaru na magazyn wykonuje się przez operację zdjęcia ze stanów magazynowych serwisu. Rozliczanie serwisu na opisanej zasadzie jest wskazane raczej w dużych firmach. Mój serwis nie wydaje towaru bezpośrednio klientowi, jeśli zdecydowano się na wydanie towaru zastępczego z magazynu handlowego. Klient sam odbiera towar w magazynie głównym. Czy Synapsa przewiduje taką sytuację? Co oznacza wydanie dokumentu MM? Tak. Synapsa może wydrukować dokument uprawniający do odbioru towaru w magazynie głównym, bez fizycznego wydania towaru. Dokument ten przekazywany jest przez klienta lub serwisanta do działu handlowego, który zleca magazynowi wykonanie operacji wydania towaru klientowi. Dokumentem handlowym jest często przesunięcie międzymagazynowe towaru na serwis, dlatego dokument drukowany z Synapsy nazwany został "MM". Jeżeli towar przesuwany jest z magazynu handlowego do serwisu, czy możliwe jest automatyczne zapisanie danych o tym towarze do Synapsy? Tak. Przy współpracy z Magnatem możliwy jest zapis tych informacji do rewersów Synapsy. Jest to szczególnie istotne, jeśli klient serwisu sam odbiera towar z magazynu głównego firmy, towar wtedy nie przechodzi przez serwis i tracone by były informacje o towarze wydanym. Przyjęcia i zgłaszanie towaru, procedura RMA, moduł zgłoszeń internetowych Czy muszę oznaczać przyjmowane do serwisu towary metkownicą na czas naprawy? Odpowiedź zależy od wielkości serwisu i możliwości identyfikacji towaru. W Synapsie łatwo posługiwać się numerami seryjnymi, ale w większości przypadków wskazane jest oznaczanie towarów metkownicą, naklejając numer rewersu na przyjmowany towar. Tym samym numerem rewersu powinien być oznaczany towar, który zwrócił dostawca po operacji wysyłki a także towar przydzielony do wymiany (ewentualnie można stosować inne kolory dla towarów przydzielonych do wymian). Jeżeli towar jest przekazany pomiędzy rewersami (towar pozostały na starej sprawy serwisowej przypisany do nowej sprawy serwisowej), również należy odpowiednio zamienić oznaczenie, dzięki czemu przypisanie towaru w Synapsie i w rzeczywistości jest takie samo. Metkę można zdjąć przy wydaniu towaru klientowi. Czy zgłoszenia muszą poprzedzać operację przyjęcia towaru do serwisu? Nie. Zgłoszenia są czynnością dodatkową. Zgłoszenia wpisywane są przez operatora serwisu po informacji telefonicznej, lub poprzez system zgłoszeń internetowych. Dane wpisywane w zgłoszeniu stanowią wstępną informację. Zgłoszenie powstaje, gdy dokładne informacje o produkcie nie są jeszcze w pełni zweryfikowane - towaru nie ma jeszcze w serwisie. Po przyjęciu towaru do serwisu zgłoszenie nie odgrywa znaczącej roli w dalszych procesach serwisowych. Towar przychodzi po raz drugi do serwisu. Czy Synapsa pokaże, że towar o danym numerze seryjnym był już kiedyś w serwisie? Tak. Synapsa podczas przyjęcia szuka numerów seryjnych, które zostały przyjęte do serwisu. Wyszukiwane są też towary zamienione przez dostawcę podczas poprzednich wymian a także towary przydzielone do wymiany. Na czym polega procedura RMA? Czy zgłoszenia muszą być rozpatrywane przez serwis? Procedura wykorzystywana jest głównie przy współpracy z modułem internetowym. Zgłoszenia reklamacyjne rozpatrywane są przez serwis jeszcze zanim towar trafi do serwisu, dzięki czemu zmniejszają się koszty serwisu. Rozpatrzenie RMA jest wyrażeniem zgody serwisu na przyjęcie towaru. Klient wysyła towar do serwisu dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu RMA. Serwis może działać w trybie ręcznego, automatycznego lub półautomatycznego potwierdzania zgłoszeń internetowych. W zależności od potrzeby zgłoszenia mogą być rozpatrywane od razu (bez rozpatrywania), ręcznie (decyduje serwis), lub pośredniego - procedury modułu zgłoszeń RMA mogą automatycznie analizować zgłoszenie pod kątem gwarancji i poprawności wpisywania danych, powodując akceptację lub pozostawienie zgłoszenia do rozpatrzenia przez serwis. Jakie funkcje zapewnia podstawowy moduł internetowy? Moduł internetowy pozwala na przeglądanie przez klientów serwisu stanu napraw, historii poprzednich napraw oraz umożliwia zgłaszanie usterek dla procedury RMA. W zależności od wersji możliwe jest rejestrowanie nowych klientów lub ograniczenie dostępu do serwisu. Planuję zakup modułu zgłoszeń internetowych i internetowego przeglądania spraw serwisowych. Czy będę mógł dostosować jego wygląd do moich potrzeb? Tak, można dostosować zarówno wygląd jak i funkcjonalność modułu do własnych potrzeb. Moduł jest zbiorem aktywnych stron php, które wywołują wysokopoziomowe funkcje biblioteczne za pomocą protokołu SOAP. Wynik działania tych funkcji może być dowolnie zmieniany. Moduł działa w systemach Windows i Linux, wymaga wersji sieciowej Synapsy. Naprawy towaru Czy możliwe jest dokładne opisanie naprawy danego sprzętu, łącznie z kosztami napraw i ich czasochłonnością? Tak. Oprócz skróconego jednolinijkowego opisu naprawy jest też opis szczegółowy, gdzie można wpisać listę czynności naprawczych i zużytych drobnych części. Szczegółowy wykaz można wydrukować. W wykazie szczegółów naprawy nie należy umieszczać operacji wymiany całego sprzętu na nowy, lub wymian elementów składowych, które są ewidencjonowane w postaci odrębnych towarów, które można reklamować. Do takich operacji służy operacja przydzielenia towaru zastępczego i rozbicie rewersu na składowe, co umożliwi np. oddzielne wysyłanie składnika do dostawcy. Moja firma przyjmuje do serwisu złożone towary, takie jak zestawy komputerowe i sprzęt AGD i zwykle naprawia tylko jedną, wybraną cześć tego towaru. Czy Synapsa pozwala na serwisowanie takich złożonych towarów? Tak. Synapsa przewiduje rozbijanie zestawów na składniki i oddzielne serwisowanie każdego z nich. Po rozbiciu składnika na części, można wysyłać do dostawcy każdą z części, naprawiać na miejscu, wymieniać na nową - tak jak zwykłe towary. Wszystkie części są automatycznie załączane do wydania, jeśli wydawany jest zestaw. Dzielenie towaru na części ułatwione jest przy pracy z Magnatem i jego Modułem Produkcji, który pozwala na podgląd części składowych zestawu przed rozbiciem na części. Podgląd części składowych uwzględnia wymiany serwisowe. Nasza firma daje 7 dni roboczych na naprawę towaru. Czy Synapsa zlicza czas serwisowania? Czy może przy tym uwzględniać dni wolne od pracy? Tak, Synapsa zawiera szereg pól wyliczanych, które pokazują czas naprawy, czas pozostały do końca naprawy, czas wysyłki i inne. Czasy mogą uwzględniać dni wolne od pracy. Dni świąteczne wyliczane są automatycznie, ale kalendarz może być ręcznie modyfikowany. Współpraca z zewnętrznymi źródłami danych. Import numerów seryjnych i kartotek. Współpraca z programem Magnat. Co daje współpraca Synapsy z Magnatem? Dzięki współpracy Synapsy z Magnatem przy każdym przyjęciu serwisowym kopiowane są informacje, które służą do szybkiej i sprawnej realizacji procedury serwisowej. Uzyskiwane są następujące informacje: czy towar pochodzi z firmy, typ towaru, data i faktura sprzedaży towaru klientowi, czy towar jest na gwarancji i czy klient może go reklamować, czy towar jest zakupiony przez firmę, która reklamuje towar, dostawca towaru, data i faktura zakupu towaru u dostawcy, czy towar jest na gwarancji dostawcy i czy posiada się prawo do jego reklamowania u dostawcy. Mam własną bazę danych numerów seryjnych, która jest ważna dla moich reklamacji. Chciałbym, aby Synapsa korzystała z tych danych. Czy możliwe podłączenie Synapsy do innych źródeł numerów seryjnych niż Magnat? Tak, jest możliwe. Oferujemy usługę takiego podłączenia na życzenie klientów. Możliwe jest podłączenie wielu źródeł danych. Zalecane jest używanie programu Magnat, który jest specjalnie dostosowany do szybkiego i wygodnego zbierania danych zarówno w momencie dostawcy jak i sprzedaży towaru. Magnat zarządza też danymi gwarancyjnymi i drukuje gwarancje. Oddzielny moduł produkcji ułatwia kompletowanie zestawów z ewidencjonowaniem numerów seryjnych. Czy do Synapsy można wpisać listę towarów sprzedawanych, na które wystawiono gwarancję? Do ewidencjonowania numerów seryjnych i danych gwarancyjnych w momencie sprzedaży (i zakupu) służy program Magnat, współpracujący z Synapsą. Jedynie dla b. niewielkich sprzedaży właściwe jest zapamiętanie tych danych w Synapsie, poprzez zasymulowanie przyjęć i wydań towaru. Synapsa zajmuje się raczej towarami serwisowanymi a nie sprzedawanymi i kupowanymi, jak to jest w przypadku Magnata. Chciałbym jednorazowo zaimportować bazę towarów i kontrahentów z mojego programu i powtarzać import raz na jakiś czas, czy jest to możliwe? Tak, w większości przypadków możliwe jest zaimportowanie kartotek do Synapsy poprzez funkcję importu. Opcje importu są zapamiętywane dla łatwego ponownego zaimportowania danych. Czy możliwe jest podłączenie Synapsy do mojej bazy handlowej, żeby na bieżąco importować kartoteki towarowe? Czy funkcjonalność takiego dostępu do kartotek zewnętrznych jest możliwa bez pośrednictwa programu Magnat? Dostęp do kartotek zewnętrznych z Synapsy jest możliwy za pośrednictwem Magnata lub bez takiego pośrednictwa. Jeśli używany jest Magnat, specjalny moduł importujący na bieżąco importuje dane do Magnata z nowo dodawanych dokumentów handlowych, w tym dane z kartotek towarowych i kontrahentów. Synapsa przy podłączeniu do Magnata korzysta z tych danych. Jest możliwe również takie skonfigurowanie Synapsy, aby po podłączeniu do zewnętrznej bazy danych korzystać z kartotek bez potrzeby ich cyklicznego importowania i bez pośrednictwa programu Magnat. Wbudowane opcje bezpośredniego dostępu do kartotek dotyczą programów: SubiektGT, WFMag, Enova, CDNOptima, SoftWork, inne dopisywane są na zlecenie naszych klientów. Czy możliwe jest podłączenie Synapsy do mojej bazy handlowej, żeby uzyskać dostęp do faktur zakupu i sprzedaży? Czy funkcjonalność takiego dostępu do kartotek zewnętrznych jest możliwa bez pośrednictwa programu Magnat i czy mogę oczekiwać dużych korzyści z tym związanych? Tak, jest możliwy dostęp do faktur gromadzonych w programach handlowych bez pośrednictwa Magnata, jednak zyski z takiego połączenia, wobec braku możliwości wyszukiwania informacji na podstawie numerów seryjnych, są niewielkie (np. brak możliwości powiązania dokumentu sprzedaży z dokumentem zakupu). Wbudowane opcje dostępu do faktur dotyczą programów: Subiekt GT, WF Mag, Enova, CDN Optima, SoftWork, inne dopisywane są na zlecenie naszych klientów. Czy mogę eksportować dane? Tak, prawie każda wyświetlana lista ma opcję eksportu danych. Wyszukiwanie danych, zestawienia, raporty, wydruki Jakie zestawienia mogę tworzyć przy pomocy Synapsy? Prawie dowolne. Niemal każdym okienko wyszukiwania danych ma zakładkę "kryteria", za jego pomocą można filtrować dane w szerokim zakresie. Przy większości operacji wyszukiwania jest możliwość szybkiego ustawienia wstępnych kryteriów wyszukiwania. Za pomocą prawego przycisku myszy można bardzo szybko i wygodnie filtrować listy bez konieczności wchodzenia do panelu "kryteria". Czy mogę drukować listy? Czy mogę zmieniać ustawienia kolumn na wydrukach? Tak. Wiele list pozwala na przełączanie się (w panelu kryteria) na podgląd wydruku i zwykły widok. Ustawienia kolumn w listach mogą być dowolnie zmieniane poprzez dołączanie nowych kolumn lub ich ukrywanie. Parametry list można zapamiętać na stałe - oddzielnie dla wydruku i oddzielnie dla wyświetlania na ekranie. Czy mogę tworzyć raporty z podsumowaniem ilościowym, bez szczegółowego wyświetlania każdego rewersu? Tak, panel raportów pozwala na wykonywanie zaawansowanych raportów ilościowych. Raporty mogą dotyczyć wybranego okresu czasowego (np. ilość przyjęć grupowaną wg typu towarów, raport aktywności użytkowników w danym przedziale czasowym) lub aktualnego stanu magazynowego. Czy mogę wykonać raport awaryjności towarów za określony okres, w porównaniu do wielkości sprzedaży? Tak, przy współpracy z Magnatem. Raport pokazuje procentowy zwrot towaru w stosunku do wielkości sprzedaży w danym okresie. Pytania techniczne Jaki serwer baz danych wykorzystano w Synapsie? Czy mogę wykonywać operacje bezpośrednio na bazie danych np przez język SQL? W Synapsie wykorzystano własny serwer baz danych, dzięki czemu nie ma ograniczeń licencyjnych. Do serwera można odwoływać się za pomocą biblioteki COM, która zawiera wygodne funkcje wysokopoziomowe a także umożliwia dostęp do serwera za pomocą uproszczonego języka SQL. Bibliotekę można zamówić wraz z opisem klas i metod. Biblioteka wykorzystywana jest przez moduł internetowy i moduł powiadomień e-mail. Mam wersję demonstracyjną programu. Czy gdy zamówię wersję pełną, dane zostaną zachowane? Czy mogę nainstalować nową wersję programu na starą, bez utraty danych? Tak. Wersja pełna może przejąć dane z wersji demonstracyjnej. Wystarczy nainstalować Synapsę na poprzednią wersję (w tym celu warto zmienić nazwę katalogu z wersją demonstracyjną). Tak samo przebiega instalacja nowych wersji programu - wystarczy nainstalować program do tego samego katalogu, w którym jest poprzednia wersja. Przed podobnymi operacjami należy wykonywać kopie zapasowe katalogu Synapsy. W jaki sposób wykonywać kopie zapasowe baz danych? Pliki baz danych mają rozszerzenie db, znajdują się w dwóch podkatalogach folderu głównego. Najwygodniejszą formą robienia kopii zapasowych jest kopiowanie całego katalogu Synapsy. Operację tę można zautomatyzować przez prosty wpis do harmonogramu zadań Windows. W przypadku wersji sieciowej należy kopiować część serwerową. Czy w wersji sieciowej mogę zainstalować i używać część kliencką na serwerze? Tak. Może to jednak nieco spowolnić działanie samego serwera w trakcie przetwarzania danych przez część kliencką. Czy w wersji sieciowej jest jakiś prosty sposób uproszczenia instalacji Synapsy na stanowiskach klienckich, żeby nie musieć instalować programu na każdym stanowisku oddzielnie? Tak. Można zainstalować część kliencką na serwerze, udostępnić w sieci katalog z częścią kliencką programu i utworzyć skróty do programu na stanowiskach klienckich. W takim wypadku ze względów bezpieczeństwa należy zainstalować część kliencką do innego katalogu niż część serwerowa, tak żeby nie udostępniać w sieci plików bazodanowych części serwerowej Synapsy. Dlaczego w wersji sieciowej nie powinienem udostępniać katalogu z plikami baz danych? Klient Synapsy łączy się do serwera bez konieczności dostępu plikowego do plików baz danych. Udostępnianie katalogu z bazami danych jest niewskazane ze względów bezpieczeństwa. Czy możliwe jest połączenie do serwera Synapsy spoza sieci lokalnej? Czy mogę korzystać z Synapsy za pomocą usług terminalowych? Czy wymaga to zakupu licencji na dodatkowe stanowisko? Serwer umożliwia łączenie się do niego za pośrednictwem protokołu TCP/IP, zarówno w sieciach lokalnych jak i w sieci Internet, o ile udostępniono go publicznie. Nie jest wskazane upublicznianie serwera w sieci Internet, chyba że w zaufanych sieciach VPN. Możliwe jest korzystanie z Synapsy poprzez usługi terminalowe. Wykorzystywanie bazy danych Synapsy spoza lokalizacji, w której zainstalowano serwer, również przy wykorzystaniu połączeń terminalowych, wymaga zakupu licencji na stanowiska pozalokalne (koszt Synapsy w wersji Lite). Czy ograniczenie wersji Synapsa Lite do 2000 przyjęć towarów dotyczy całego okresu użytkowania? Co należy zrobić, jeśli limit został wykorzystany? Po przekroczeniu 2000 przyjęć należy wykonać upgrade Synapsy Lite do wersji Jednostanowiskowej lub Sieciowej. Sprawy licencyjne Czy ograniczenie wersji Synapsa Lite do 2000 przyjęć towarów dotyczy całego okresu użytkowania? Co należy zrobić, jeśli limit został wykorzystany? Po przekroczeniu 2000 przyjęć należy wykonać upgrade Synapsy Lite do wersji Jednostanowiskowej lub Sieciowej. Czy wersja sieciowa ma ograniczenia co do liczby łączących się klientów w obrębie mojej sieci lokalnej? Nie, nie ma żadnych limitów, poza ograniczeniami wynikających z zastosowanej techniki sieciowej. Czy wersja sieciowa wymaga to zakupu licencji na dodatkowe stanowisko, jeśli łączę się przez Internet, sieć VPN lub za pomocą połączenia terminalowego? Tak. Koszt stanowisk używany poza lokalizacją określony jest wg ceny Synapsy w wersji Lite. Inne Planuję zakup modułu powiadamiania e-mail. Czy potrzebuję do niego specjalnego serwera z publicznym adresem IP? Nie. Wystarczy zwykły dostęp do Internetu i skonfigurowany klient poczty. Moduł powiadamiania wysyła potwierdzenia o naprawach, naprawach warunkowych, potwierdzenia i odrzucenia zgłoszeń. Wymaga wersji sieciowej Synapsy. Czy powinienem usuwać nieużywane wpisy do kartotek, np. nieaktywnych użytkowników i kontrahentów? Czy mogę zmieniać kody towaru i klientów? Nie należy usuwać nieużywanych wpisów. W ten sposób utracone by zostały ważne informacje w starych rewersach. Kody można zmieniać w dowolnym momencie, bez obawy o utratę powiązania między danymi. Nieużywane wpisy mogą uzyskać prefiks. Wybrane kartoteki kontrahentów można blokować.