Zastosowanie i możliwości systemu

SYNAPSA jest rozbudowanym systemem informatycznym, umożliwiającym prowadzenie i nadzorowanie pracy serwisu. Opracowany został na potrzeby firm branży komputerowej, AGD, oraz innych firm zajmujących się wymianą gwarancyjną towarów lub naprawami pogwarancyjnymi. Dzięki konsultacjom z firmami zajmującymi się prowadzeniem działalności serwisowej oraz dzięki ścisłej współpracy z pracownikami wielu dużych punktów serwisowych udało się stworzyć system wychodzący naprzeciw oczekiwaniom różnych typów serwisów i różnych branż.

Podstawowe funkcje systemu SYNAPSA to:

• rejestracja przyjmowanych i wydawanych towarów wraz z drukiem niezbędnych dokumentów,
• możliwość rejestracji zgłoszeń o awariach, zanim towar trafi do serwisu (dla procedury RMA i zleceń wyjazdowych),
• rejestracja wysyłek towaru do dostawcy, wraz z drukiem zestawień i list wysyłanych towarów,
• rejestracja napraw towaru z możliwością zanotowania listy dokonanych napraw z ich kosztami,
• rejestracja wymian towaru na nowy lub poserwisowy,
• zarządzanie danymi gwarancyjnymi,
• zarządzenie szczegółowym magazynem serwisowym uwzględniającym poszczególne egzemplarze towarów.

Cechami wyróżniającymi nasz produkt są między innymi:

• pełna ewidencja całej wewnętrznej procedury serwisowej, w tym wymiany towaru na towar pobrany z zewnątrz serwisu, ewidencja towaru pozostałego po wymianach serwisowych,
• rejestracja dużej ilości parametrów przyjmowanych towarów (klient, dostawca, numer seryjny, data sprzedaży, wyposażenie, opis usterki, sposób transportu, zaznaczenie płatności za towar, numer rewersu zewnętrznego itd.), danych o kliencie, towarze i dostawcy,
• możliwość ewidencjonowania wstępnych zgłoszeń reklamacyjnych; dodatkowy moduł pozwala na przyjmowanie zgłoszeń dla procedury RMA (Return Material Authorization) za pomocą Internetu z możliwością ręcznej lub automatycznej akceptacji zgłoszenia,
• możliwość dzielenia przyjmowanych towarów na podzespoły z niezależnym serwisowaniem każdego z elementów (np. dla serwisowania zestawów komputerowych),
• niezależne zarządzanie stanem rozliczenia reklamacji od stanu magazynu serwisowego, możliwość tworzenia raportów związanych z rozliczeniami i ze stanem magazynowym (remanent), tworzenia dowolnej liczby magazynów fizycznych i logicznych, szczegółowa ewidencja magazynowa towaru z uwzględnieniem numerów seryjnych,
• duża liczba atrybutów dokładnie określających stan procesów serwisowych,
• pełne wykorzystywanie historii wymian i napraw oraz zewnętrznych źródeł numerów seryjnych w celu automatyzacji procesów serwisowych i do zarządzania gwarancjami, w tym możliwość automatycznego przedłużania gwarancji na towar o czas pobytu w serwisie, odnawianie gwarancji,
• informowanie o czasie pozostałym do rozliczenia z możliwością niezależnego ustalania maksymalnego czasu naprawy dla każdej reklamacji; czas reklamacji może uwzględniać kalendarz dni roboczych z automatycznie wyliczanymi dniami wolnymi od pracy,
• automatyczna rejestracja wielu parametrów, w tym dat i użytkowników operacji,
• możliwość wykorzystania zewnętrznych źródeł informacji o numerach seryjnych i udzielonych gwarancjach, aktualizowanych w momencie sprzedaży. Dedykowanym programem zbierającym te dane jest Magnat, z ewentualnym modułem produkcji. (program Magnat współdziała z popularnymi programami handlowymi). Wykorzystanie tych danych w znacznym stopniu automatyzuje proces zgłaszania i przyjmowania towaru do serwisu - wpisanie numeru seryjnego towaru (z klawiatury lub za pomocą czytnika kodów paskowych) powoduje automatyczne generowanie wszystkich danych o towarze (nazwa, data sprzedaży, dostawca, okres gwarancji itd.). Współpraca obu programów zwiększa automatyzację oraz zmniejsza ilość pomyłek lub prób oszustwa.
• możliwość importu kartotek z dowolnych źródeł bazodanowych oraz eksportu dla potrzeb zewnętrznej obróbki danych,
• możliwość połączenia do zewnętrznych programów handlowych dla korzystania z zewnętrznych kartotek bez potrzeby cyklicznego ich importowania oraz w celu odczytywania danych o fakturach sprzedaży bezpośrednio ze środowiska Synapsy (współdziałanie z programami SubiektGT, WFMag, Enova, CDNOptima, SoftWork i inne - na zamówienie naszych Klientów),
• zaawansowane możliwości wyszukiwania i prezentacji danych wg niemal dowolnych kryteriów, konfiguracja widoczności, kolejności i szerokości kolumn w tabelach, zaawansowane filtry danych - według początkowych lub końcowych liter, czy nawet wybranego fragmentu ze środka tekstu, z możliwością tworzenia wyrażeń logicznych określających poszukiwaną informację, sortowanie list według dowolnej kolumny,
• raporty ilościowe, w tym raporty remanentowe, raport aktywności użytkowników, raporty awaryjności z możliwością uwzględnienia danych ze sprzedaży (przy współpracy z programem Magnat),
• konfiguracja wydruków, zapamiętywanie ustawień wydruków, dowolne układanie parametrów list dla wydruków,
• możliwość współpracy z systemami zewnętrznymi (np. serwerami WWW) za pomocą bibliotek oferujących wysokopoziomowy lub niskopoziomowy dostęp do danych,
• wiele modułów dodatkowych, w tym moduł zgłoszeń internetowych, moduł udostępniania danych przez Internet, moduł powiadomień e-mail o naprawach, moduły wspomagające niestandardowe wydruki i inne,
• rozbudowane możliwości administracji użytkownikami poprzez przydzielanie praw do wykonywania określonych operacji, kontrolę dostępu do magazynów, interaktywne śledzenie i zapamiętywanie wszelkich zmian dokonywanych przez użytkowników,
• ułatwiona wymiana towarowa pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami lub filiami firmy poprzez wysyłkę, przyjęcie, wydanie i odbiór z wysyłki z opcją zapisu lub odczytu danych z rewersów na dysk lub przez pracę sieciową ze wspólnym serwerem bazodanowym za pomocą VPN lub przez usługi terminalowe (z ograniczeniem licencyjnym),
• współpraca z czytnikiem kodów paskowych (dla wprowadzania numerów seryjnych towarów),
• zapis indywidualnej konfiguracji użytkownika,
• niezawodność i duża szybkość działania.