Odbiór towaru od dostawcy

Założenia

Operacja odbioru towaru z wysyłki kończy proces rozpoczęty wysłaniem towaru do dostawcy.

Odbiór oznacza jedną z poniższych operacji:

odbiór towaru naprawionego (ewentualnie z dokumentem przedłużonej gwarancji),
odbiór towaru wymienionego (ewentualnie z dokumentem przedłużonej lub odnowionej gwarancji),
odbiór faktury korygującej od dostawcy (zwrotu pieniędzy).

Wynikiem operacji odbioru jest:

zdjęcie stanu <W (wysłany)>,
oznaczenie rewersu polem <Z (zrobiony)>,
jeżeli do sprawy serwisowej nie przydzielono towaru zastępczego i rewers nie jest na wysyłce wewnętrznej, rewers zostanie oznaczony dodatkowo jako <G (gotowy do wydania)>, co oznacza, że następną operacją związaną z tą sprawą powinno być wydanie towaru klientowi,
wpisanie danych o odbieranym z wysyłki towarze (w odpowiednich polach), w przypadku gdy dostawca wydał inny towar, niż został do niego wysłany,
wpisanie dokumentu związanego z odbiorem towaru (np. numer nowego dokumentu gwarancyjnego lub numer faktury korygującej),
wpisanie nowych danych gwarancyjnych związanych z gwarancją udzieloną przez dostawcę.

Jeśli w panelu Wysyłki zaznaczono opcję cofnięcie z wysyłki, wynikiem operacji będzie anulowanie wysyłki (zdjęcie stanu <W (wysłany)> bez ustawiania stanu <Z (zrobiony)>).

Operacja odbioru z wysyłki może dotyczyć sprawy, która została już rozliczona z klientem (poprzez wydanie towaru przydzielonego). W takim wypadku towar odebrany z wysyłki będzie widniał na stanie związanym z tą sprawą do momentu zdjęcia towaru z serwisu lub do przydzielenia innemu klientowi za pomocą operacji RR (przydzielenie z innego rewersu).

Odbiór towaru od dostawcy powinien być związany z oznaczeniem go odpowiednim numerem rewersu za pomocą metkownicy, dzięki czemu fizyczne oznaczenie towaru będzie się zgadzać z oznaczeniem używanym w Synapsie.

Faktury korygujące traktowane są w Synapsie podobnie jak zwykły towar, jednak w przypadku odbioru faktury korygującej od dostawcy należy wykorzystać operację przydzielenia, aby przydzielić klientowi inny towar lub własną fakturę korygującą. Szczegóły w rozdziale Odebranie faktury korygującej od dostawcy.

Jeżeli w panelu Wysyłki zaznaczono opcję odbioru Z pliku, operacja odbioru będzie wymagała pliku z zapisem danych, które pochodzą od dostawcy (z operacji wydania). W pliku powinny być zapisane informacje o odesłanych towarach i ich powiązaniach do naszych rewersów, dzięki czemu operacja odbioru może następować szybko i automatycznie, bez konieczności przepisywania danych o odbieranych towarach i ręcznego przypisania towarów odbieranych do odpowiednich spraw serwisowych.
Zobacz opis w rozdziale Współpraca między serwisami, zapis i odczyt operacji do pliku.

Operacja odbioru towaru wywoływana jest w panelu Wysyłki za pomocą przycisku Odbierz.

Pokazywana lista filtrowana jest m.in. wg magazynu wybranego w panelu Wysyłki - pokazywane są tylko te rewersy, których towary oryginalne przydzielone są do określonego magazynu (choć fizycznie są wysłane do dostawcy).

Podczas przerzucania rewersów z listy górnej do dolnej automatycznie lub za pomocą przycisku Edytuj pojawi się okno edycji serwisowej, w którym można wpisać szczegóły dotyczące obieranego towaru.

W okienku edycji serwisowej podczas odbioru w grupie Towar odebrany z wysyłki wypełniane są:

kod odbieranego towaru (może nie być wpisywany, jeśli nie różni się od towaru oryginalnego klienta),
numer seryjny odbieranego towaru (może nie być wpisywany, jeśli nie różni się od towaru oryginalnego klienta),
dane na temat nowej gwarancji udzielanej przez dostawcę - nowa data, jeśli dostawca przedłużył gwarancję,
dane o dokumencie, na podstawie którego wydano towar (np. numer nowej gwarancji lub faktury korygującej),
dodatkowo można na podstawie dokumentu dostawcy przepisać opis naprawy (w grupie Stan towaru reklamowanego), jeśli zwracany i oddawany klientowi jest ten sam towar, który został wysłany.

Rodzaj i numer seryjny odbieranego towaru kopiowane są do pól dotyczących towaru zwracanego klientowi (choć można wyłączyć tę funkcjonalność w opcjach programu). Program domyślnie zakłada, że towarem zwracanym klientowi będzie ten sam, który został odebrany od dostawcy, jeśli pole sposób rozliczenia ma wartość Zwykły (tzn. nie przydzielono do danej sprawy serwisowej towaru zastępczego) a rewers nie jest oznaczony przez wysyłkę wewnętrzną.

Odebranie faktury korygującej od dostawcy

Jeśli dostawca zamiast towaru zwróci fakturę korygującą, w Synapsie powinno się zarejestrować ją w polach Towar odebrany z wysyłki wpisując informacje do pól Dokument odbioru. Dokument faktury korygującej jest w Synapsie traktowany jak zwykły towar, jest uwzględniany w stanach magazynowych i może być przesuwany pomiędzy magazynami serwisowymi. Zalecane jest, aby w przypadku faktury w polu kod wpisać kod specjalnie utworzonego wpisu do kartotek towarów oznaczających fakturę korygującą, np. o kodzie “FK”, dzięki czemu stan magazynu będzie bardziej klarowny.

Odebranie faktury od dostawcy różni się jednak od odebrania towaru, gdyż faktura korygująca odebrana od dostawcy nie może być wydana klientowi. Serwis utworzy dla klienta własną fakturę korygującą lub wyda klientowi nowy towar (przydzielony z magazynu głównego lub z serwisu).

Z wyżej opisanego powodu przed operacją odbioru faktury korygującej należy wykonać operację wysyłki wewnętrznej, czyli zlecenia wymiany towaru, lub od razu operację przydzielenia.

Przeglądanie operacji odbioru z wysyłki

Przeglądanie historii operacji odbioru towarów z wysyłki odbywa się w panelu Wysyłki za pomocą przycisku Przeglądaj, gdzie w okienku wyboru wstępnych warunków wyszukiwania wybierana jest opcja towary odbierane od dostawcy, z podaniem daty lub numeru zbiorczego odbioru. Opcja przeglądania poza wyświetlaniem różnych list informacyjnych umożliwia też tworzenie wydruków w różnej formie.