Pomiędzy serwisami które często wymieniają ze sobą towary, często zachodzi także potrzeba wymiany danych, aby zautomatyzować operacje serwisowe.
Jeśli serwisy należą do tej samej firmy (oddziały lub filie firmy), wymiana danych pomiędzy serwisami może zachodzić przez współużytkowanie Synapsy. Zdalna praca oddziałów na wspólnym serwerze Synapsy jest możliwa poprzez wykorzystanie usług terminalowych lub bezpiecznych sieci VPN (uwaga: wymagane są dopłaty przy używaniu stanowisk pozalolkalnych).
Synapsa pozwala na pewną niezależność oddziałów, które wykorzystują wspólną bazę danych Synapsy. Użytkownikom Synapsy nadawane są uprawnienia do magazynów, natomiast magazyny mogą być grupowane w filie. Uprawnienia użytkowników mogą być zawężane tylko do jednej filii. Dodatkowo Synapsa przewiduje rozłączność ustawień dla każdej filii, np. tworząc różne nagłówki dla wydruków, możliwe jest również rozdzielenie kartotek Synapsy.
Wymiana danych pomiędzy filiami współużytkujących jedną bazę danych może się odbywać przez zwykłe przesunięcia międzymagazynowe.
Jedną z form wymiany danych pomiędzy serwisami jest udostępnienie serwisu internetowego, który poprzez specjalne oprogramowanie wykorzystujące biblioteki dostępu zdalnego może zautomatyzować wymianę danych. Rozwiązania internetowe zależą od specyfiki klienta i wymagają pracy programistów.
Prostszą choć skuteczną i wygodną metodą, która pozwala na automatyzację przyspieszającą wymianę danych podczas najważniejszych operacji wykonywanych w Synapsie, jest wymiana danych przez pliki.
Wymiana danych za pomocą plików może być przydatna zarówno dla serwisów należących do tej samej firmy (oddziały, filie) jak i do różnych serwisów, które wymieniają się towarami.
Wymiana danych za pomocą plików przez niezależne firmy jest możliwe w przypadku, gdy używane są kody kreskowe, wpisywane w polu PN kartotek towarowych. Zwykłe kody towaru mogą być inne w firmach, więc mogą się okazać w takim przypadku nieprzydatne.
Podczas operacji wymiany plików między serwisami używane jest pole rewers zewnętrzny, które wiąże numery rewersów firm.
Pliki mogą być dostarczane na nośnikach razem z towarem (w tej samej paczce) lub wysyłane pocztą elektroniczną.
Dwa typy operacji związane są z zapisem, a dwa z odczytem pliku:
Procedura wymiany za pomocą plików jest używana, gdy jeden z serwisów jest podwykonawcą dla innego serwisu. Procedura jest wtedy następująca: