W Synapsie są następujące rodzaje raportów, informacyjnych zestawień, możliwych do wydruku:
Panel Raporty umożliwia wykonywanie statystycznej analizy danych gromadzonych w Synapsie, której wynikiem są raporty pokazujące zagregowane (ilościowe) dane. Pod uwagę brane są tylko te dane, które spełniają określone warunki, ustawiane przez tworzącego raport.
Przycisk Twórz raport generuje raport według zadanych opcji i filtrów.
Raport będzie wyświetlony na ekranie w postaci listy, która może być wydrukowana lub wyeksportowana do pliku.
Dostępne są następujące rodzaje raportów:
W ramce Filtracja można wybrać parametry raportu.
Dla raportów związanych z rewersami i aktywnością użytkownika należy wybrać okres analizy danych - domyślnie ostatni miesiąc. Pod uwagę będą brane rewersy, których data przyjęcia do serwisu jest zgodna z podanym okresem. Jeśli jednak zaznaczono pole Filtracja wg daty sprzedaży, pod uwagę będzie brana data sprzedaży.
Ilość dostępnych filtrów zależy od wybranej opcji.
Raporty związane ze stanami magazynowymi (remanent) mogą uwzględniać wszystkie towary, lub tylko te, które pochodzą od klientów (opcja Bez towarów przydzielonych) i nie są oznaczone jako wysłane do dostawcy (opcja Bez towarów wysłanych).
Raport aktywności użytkowników tworzony jest na podstawie historii operacji wykonywanych przez użytkowników w określonym czasie i pozwala na sprawdzenie ilości operacji przez nich wykonywanych. Poprzez filtrację dodatkową możliwe jest ograniczenie typu operacji branego pod uwagę - np. sprawdzenie ilości wydań towarów wykonywanych przez pracowników serwisu. Do takiej filtracji należy posłużyć się opcją dodatkowej filtracji, w której jako filtr na kod operacji należy podać odpowiedni kod. Lista kodów dostępna jest po rozwinięciu dostępnych filtrów dla pola kod w okienku dodatkowej filtracji, natomiast ze znaczeniem poszczególnych kodów można się zapoznać analizując historię operacji (dostępną z panelu Użytkownicy).
Wybierając opcję Dodatkowa filtracja i przycisk Kryteria
można zdefiniować dodatkowe ograniczenia danych dla raportu
(poza tymi dostępnymi w grupie filtracja). Przykładowo można wykonać raport
ilości spraw serwisowych uwzględniający tylko towary oddane, które
mają czas naprawy (TN) powyżej określonej liczby dni.
Wybieranie filtracji dodatkowej odbywa się w oknie identycznym jak zakładka Kryteria
dla wszystkich zwykłych list Synapsy. Parametry
filtracji dodatkowej są zapamiętywane przez Synapsę dla ponownego wykorzystania
(można zapamiętać do 10 ustawień).
Filtracja wg daty sprzedaży jest użyteczna jest przy tworzeniu raportów, które będą porównywane z danymi sprzedaży - w celu utworzenia raportów awaryjności dających wyniki procentowe. Podczas tworzenia raportów dla celów statystyk awaryjności warto włączyć opcję nie uwzględniaj towarów oznaczonych jako sprawne.
Jeśli Synapsa współpracuje z programem Magnat, pole Porównaj z bazą sprzedaży umożliwia utworzenie raportu, w którym dodana zostanie kolumna z ilością towarów sprzedanych w danym okresie oraz kolumna zawierająca wynik porównania sprzedaży z ilością przyjęć do serwisu, co w wyniku da raport awaryjności za określony okres sprzedaży. Ilość towarów sprzedanych w danym okresie pobierana jest z programu magazynowego Magnat. Dla określenia wielkości sprzedaży pod uwagę mogą być brane wszystkie dokumenty wydania z programu Magnat lub tylko te określone przez okno wywoływane przyciskiem Opcje obok przełącznika Porównaj z bazą sprzedaży.
Tworząc raporty awaryjności należy mieć na uwadze, że wyniki silnie zależą od wybranych opcji. Przy tworzeniu raportu awaryjności bez włączonego pola Filtracja wg daty sprzedaży może dać w wyniku wartości powyżej 100%, gdy ilość towarów przyjętych do serwisu przekracza ilość sprzedanych towarów w tym samym okresie (co może się zdarzyć, np. gdy towar został wycofany ze sprzedaży). Natomiast przy włączonym polu Filtracja wg daty sprzedaży wynik awaryjności może wydawać się zbyt mały, zwłaszcza gdy analizowany jest niedawny okres sprzedaży (wtedy dużo potencjalnie wadliwych towarów jeszcze nie było serwisowanych). W miarę obiektywnym raportem jest raport z filtracją wg daty sprzedaży, w którym data początkowa dla raportu jest dosyć odległa w czasie, a okres raportu niezbyt krótki, co wymaga odpowiednio długiego zbierania danych za pomocą programu Magnat i Synapsa.
Zob. Współpraca z programem Magnat.