Współpraca z systemem Magnat, dostęp do bazy numerów seryjnych

Synapsa może działać jako samodzielny program, jednak współpracując z programem Magnat Synapsa uzyska dostęp do danych, dzięki którym praca z Synapsą będzie bardziej zautomatyzowana.

Magnat uzupełnia magazynową część programów handlowych o możliwość ewidencji numerów seryjnych. Jego zadanie to gromadzenie danych o przyjmowanych i wydawanych towarach wraz z określeniem gwarancji i wydrukiem karty gwarancyjnej zawierającej numery seryjne.

Magnat może być zintegrowany z programami handlowymi, dzięki czemu pośrednio łączy Synapsę z danymi udostępnionymi przez bazy danych programów handlowych. Połączenie to wiąże się z operacjami automatycznej wymiany towarowej pomiędzy serwisem i magazynem oraz z importowaniem kartotek.

Synapsa ma też możliwość importu kartotek z dowolnych źródeł, a także możliwość połączenia do wybranych programów handlowych w sposób bezpośredni (dla stałego dostępu do kartotek, ewentualnie do podglądu faktur), choć nie daje to tak dużych korzyści jak praca z programem Magnat.
Union Systems oferuje pomoc przy integracji Synapsy ze środowiskami programów handlowych - zarówno bezpośredniej, jak i przy współpracy z programem Magnat (zalecane).

Magnat umożliwia m.in.:

• tworzenie dokumentów przyjęć, wydań, zwrotów towarów od klienta i do dostawcy, przesunięć towarów pomiędzy magazynami z możliwością określenia przesuwanych numerów seryjnych (możliwość dodawania nieograniczonej liczby podmagazynów).
• ewidencję towarów z określeniem listy numerów seryjnych, numerów serii (z podaniem ilości numerów w serii) oraz umożliwia gospodarkę ilościową (z pominięciem numerów seryjnych). Magnat posiada efektywne procedury zarządzające numerami serii operujące na ilościach serii, bez powielania rekordów.
• kontrolę nad poprawnością procedur magazynowych, związanych z wydawaniem towaru (np. kontrola, czy sczytane skanerem numery seryjne odpowiadają danym z faktury).
• zapis informacji o gwarancji lub rękojmii udzielanej przez producenta i niezależne określenie gwarancji/rękojmii udzielonej klientowi przy sprzedaży.
• przechowywanie gwarancji w dokumentach, co pozwala na poprawne określenie udzielonej gwarancji, nawet gdy aktualna gwarancja na dany towar została zmieniona w kartotekach towarowych.
• wydruk karty gwarancyjnej i innych dokumentów, wraz z określeniem numerów seryjnych i typu gwarancji/rękojmi.
• dostosowywanie wydruków do potrzeb użytkownika przez edycję skryptów wydruku wykorzystujących język HTML.
• szybkie pokazywanie listy aktualnych stanów magazynowych, również z uwzględnieniem numerów seryjnych.
• możliwość pokazania ilościowych stanów magazynowych na określony dzień, godzinę i minutę.
• pokazywanie listy towarów, które przekroczyły stany minimalne.
• zaawansowane wyszukiwania danych (np. historię operacji związanych z wybranym typem towaru lub numerem seryjnym).
• współpracę z czytnikami kodów kreskowych i kolektorów numerów seryjnych z pamięcią.
• przydzielanie i ograniczanie praw do operacji magazynowych poszczególnym użytkownikom.
• import danych z programów handlowych (całe dokumenty handlowo-magazynowe łącznie z kartotekami towarów i kontrahentów).
• dołączanie rozbudowanego Modułu Produkcji z określeniem numerów seryjnych wchodzących w skład zestawów.

Program serwisowy Synapsa odczytuje dane o numerach seryjnych z programu Magnat w momencie przyjęcia towaru (po wpisaniu numeru seryjnego) i automatycznie kopiuje wszystkie dane o towarze z bazy magazynowej określając:

• czy towar pochodzi z firmy (tzn. czy dany numer seryjny znajduje się w bazie danych Magnata),
• typ towaru,
• datę i fakturę sprzedaży towaru klientowi,
• datę upływu i typ gwarancji udzielonej klientowi (sprawdzanie, czy gwarancja nie wygasła),
• czy towar był zakupiony przez firmę, która reklamuje towar (ważne dla serwisów nie dających gwarancji przechodniej),
• dostawcę towaru,
• datę upływu typ gwarancji udzielonej przez dostawcę towaru (sprawdzanie, czy nie wygasła gwarancja dostawcy),
• datę i fakturę zakupu towaru u dostawcy (ważne podczas wysyłek do dostawcy - przy wysyłce towaru do dostawcy Synapsa wydrukuje wszystkie żądane przez dostawcę dane, łącznie z numerem faktury zakupu i datą zakupu).

Dodatkowo, przy pracy z Magnatem:

• Kartoteki towarów i kontrahentów są automatycznie importowane z Magnata, natomiast Magnat kopiuje je z programów handlowych za pomocą modułu importu cyklicznie pobierającego dane.
  Szukając kontrahenta przy skonfigurowanym połączeniu do programu Magnat i włączonej opcji z bazy magazynowej lista będzie zawierać kontrahentów z obu programów, przy czym wybranie kontrahenta z programu Magnat zaimportuje go do Synapsy.
  Analogicznie, Szukając towar przy skonfigurowanym połączeniu do programu Magnat i włączonej opcji z bazy magazynowej lista będzie zawierać towary z obu programów, przy czym wybranie kontrahenta z programu Magnat zaimportuje go do Synapsy.
  Importowanie kartotek towarowych zachodzi też automatycznie podczas kopiowania danych Magnata do Synapsy po znalezieniu numeru seryjnego.
  Wpisy z programu Magnat będą oznaczone innym kolorem niż wpisy Synapsy.
• Przekazanie towarów z Magnata do Synapsy (tzn. przekazanie towarów z magazynu głównego do serwisu w celu przydzielenia ich do spraw serwisowych jako towar zamienny) może być wykonane automatycznie, bez potrzeby przepisywania numerów seryjnych do Synapsy (operacja wymaga wersji sieciowej Synapsy).
  Szczegóły w opisie operacji przydzielenia.
• Przekazanie towarów z Synapsy do Magnata (tzn. przekazanie towarów z serwisu do magazynu głównego po operacji zdjęcia z magazynu serwisowego) może być wykonane automatycznie, bez potrzeby przepisywania numerów seryjnych do Magnata (operacja wymaga wersji sieciowej Synapsy).
• Synapsa umożliwia tworzenie raportów awaryjności, które porównują dane serwisowe z danym związanymi ze sprzedażą.
  Zobacz opis raportów ilościowych.
• Jeżeli Magnat używany jest razem z modułem produkcji, Synapsa może określić, z jakich części powinien się składać przyniesiony do serwisu towar złożony (np. zestaw komputerowy) co pozwala na automatyczne wydzielenie wybranej części składowej do oddzielnej naprawy, jako podrewers. Synapsa używa również serwisowej historii wymian do określenia składników zestawów, aby przedstawiana lista składników była aktualna.
• Jeśli używany jest moduł internetowy, klient może uzyskać wszelkie dane do zgłoszenia wpisując jedynie numer seryjny i opisu usterki.

Połączenie do programu Magnat konfigurowane jest w panelu Opcje lub podczas operacji przyjmowania towarów do serwisu.

Union Systems oferuje usługę integracji Synapsy również z innym niż Magnat źródłem danych o numerach seryjnych. Synapsa jest dostosowana do wykorzystania wielu źródeł numerów seryjnych jednocześnie (np. arkuszy kalkulacyjnych i baz numerów seryjnych zintegrowanych z programami handlowymi).