Bezpośrednia integracja z zewnętrznymi źródłami danych i oprogramowaniem handlowym

Opis

W Synapsie przewidziano kilka sposobów na połączenie programu ze środowiskiem zewnętrznym (z oprogramowaniem firmy, w której Synapsa jest używana):

• Stałe podłączenie do baz zewnętrznych
  Synapsa może w sposób bezpośredni (on-line) używać kartotek kontrahentów i towarów oraz danych fakturowych z zewnętrznych baz danych, w tym z programów handlowych (opcję opisano w tym rozdziale), a także zewnętrznych baz numerów seryjnych.
• Współpraca z programem Magnat
  Magnat dzięki modułowi importu danych z programów handlowych pozwala na cykliczne importowanie kartotek kontrahentów i towarów oraz dokumentów zakupów i sprzedaży i pozwala na dopisanie numerów seryjnych. Kartoteki i dokumenty w raz z numerami seryjnymi są od razu dostępne w Synapsie (on-line).
• Opcja importu kartotek
  Opcja ta pozwala na jednorazowe lub powtarzane w dowolnych momentach pobieranie i odświeżanie danych o kontrahentach i towarach z dowolnych zewnętrznych baz danych (np. z plików).
• Dostęp programowy do Synapsy.

Choć najlepsze rezultaty osiąga się przy współpracy z programem Magnat, Synapsa oferuje dodatkową możliwość współpracy ze środowiskiem zewnętrznym przez stałe podłączenie Synapsy do zewnętrznych baz danych (bez pośrednictwa programu Magnat).
Opcja ta pozwala na:

1. wykorzystywanie kartotek kontrahentów i towarów z programów handlowych.
2. podglądanie i import informacji z faktur sprzedaży podczas operacji przyjęcia towaru.

Synapsa zawiera wbudowane opcje do bezpośredniej integracji z wybranymi programami handlowymi (Subiekt GT, WF-Mag, Enova, CDN Optima, SoftWork).

Dodatkowo Synapsa ma możliwość integracji z dowolnym źródłem danych (przy wsparciu ze strony Producenta). Źródło danych może być służyć do:

• importu samych kartotek,
• importu kartotek, faktur sprzedaży i faktur zakupów,
• importu kartotek i danych o numerach seryjnych (z samych dokumentów sprzedaży, z samych dokumentów zakupów, ze sprzedaży i zakupów jednocześnie),
• importu samych danych o numerach seryjnych bez importu kartotek,
• różnych innych kombinacji importu.

Synapsa pozwala na skonfigurowanie kilku źródeł jednocześnie, np. dwie bazy źródłowych numerów seryjnych.

Synapsa przewiduje również podłączenie do danych o numerach seryjnych przez Internet, zamiast połączenia SQL. 

Konfiguracja

Aby skonfigurować połączenie, należy w opcjach programu lub w oknie przyjęcia wywołać okno konfiguracji połączenia do zewnętrznego źródła danych i wybrać opcję edycji połączenia. Jako źródło importu należy z listy wybrać nazwę programu handlowego (jak nadmieniono wyżej, Producent Synapsy oferuje też wsparcie dla integracji ze źródłami niewymienionymi na liście).

Za pomocą przycisku Połączenie należy skonfigurować połączenie do bazy danych, wypełniając odpowiednie pola takie jak: nazwa lub adres serwera, nazwa bazy danych, login i hasło.

Możliwe jest jednoczesne skonfigurowanie kilku źródeł danych poprzez niezależne konfiguracje z różnym wyborem opcji z rozwijanej listy Konfiguracja w okienku połączenia do zewnętrznego źródła danych.

Sposób pracy przy wykorzystaniu połączenia do zewnętrznych źródeł danych

Po połączeniu Synapsa pozwala na korzystanie z kartotek programów zewnętrznych. Jeśli wybierając kontrahenta lub towar zaznaczona będzie opcja Z bazy mag. lista będzie zawierać zarówno wpisy znajdujące się w bazie danych Synapsy jak i wpisy z bazy zewnętrznej. Wpisy z bazy zewnętrznej oznaczone są kolorem niebieskim. Wybierając wpis z bazy zewnętrznej, zostanie on skopiowany do lokalnej bazy Synapsy.

Dodatkowo, jeśli podczas przyjmowania towaru zostanie wybrany przycisk  obok numeru seryjnego, ale sam numer seryjny nie będzie wpisany, pojawi się okno wyboru parametrów dla szukania faktur w bazie danych. Okienko wyboru pozwoli na ograniczenie listy tylko do wybranego kontrahenta lub numeru faktury, można też podać kod towaru.
Wynikiem będzie lista faktur spełniających podane warunki. Dane z wybranego rekordu z listy mogą być skopiowane do pól Synapsy, łącznie z wpisem do kartoteki towaru.
Po zaimportowaniu danych z faktur sprzedaży, program odnajdzie poprzedzające sprzedaż faktury zakupu od dostawcy, pozwalając na określenie daty, numeru faktury oraz dostawcy sprzętu przyjmowanego do serwisu.

Uwagi:

Powyższa procedura działa jednak różnie w zależności od rodzaju źródła importu. Np. dla części programów, z którymi współpracuje Synapsa, działa opcja importu kartotek, jednak nie działa opcja importu faktur.

Lista faktur, które pasują do opcji wyszukiwania (jeśli nie podano numeru faktury, a ograniczenie jest tylko przez kod klienta) może być długa i nie zawsze za jej pomocą możliwe będzie precyzyjne wskazanie odpowiedniego dokumentu sprzedaży.

Znacznie większe możliwości daje współpraca z programem Magnat, który dzięki gromadzeniu danych o numerach seryjnych egzemplarzy pomaga w znalezieniu dokładnych danych zarówno o sprzedaży jak i o zakupie towaru u dostawcy, udostępnia też dane o gwarancjach.

Możliwe jest również dostosowanie Synapsy do używania innych baz numerów seryjnych niż Magnat oraz do innych niż wbudowane systemów handlowych. Producent udziela informacji i wsparcia w tym zakresie.