Jedną z form realizacji naprawy towaru jest wysłanie go do serwisu zewnętrznego. W przypadku serwisów, których działalność serwisowa związana jest z działalnością handlową, serwisem zewnętrznym jest najczęściej dostawca. Jeśli dostawca jest gwarantem towaru, działalność serwisu polega na przyjmowaniu towaru od klienta i wysyłanie go do dostawcy, następnie odbioru naprawionego lub wymienionego towaru od dostawcy i wydanie go klientowi - serwis ma więc rolę pośrednika (oczywiście umowa z klientem może też przewidywać gwarancję fabryczną, tzn. klient może kierować się bezpośrednio do serwisu dostawcy lub innego serwisu wyznaczonego przy transakcji sprzedaży).
Dostawcy w Synapsie należą do ogólnej kartoteki kontrahentów i wyświetlani są w jednej liście razem z klientami serwisu, chyba że tak skonfigurowano program, aby dostawcy byli rozdzieleni od klientów.
Operacja wysyłki w Synapsie powiązana jest z operacją odbioru z wysyłki, która następuje, gdy dostawca rozliczy się z wysłanych towarów.
Synapsa realizuje wysyłki do serwisu zewnętrznego przez operacje dostępne w panelu Wysyłki (lub z panelu operacji).
Przed wysyłką towaru należy wybrać dostawcę źródłowego i docelowego.
Dostawca źródłowy jest polem opcjonalnym, ale prawie zawsze wybieranym, ponieważ jego wybranie spowoduje ograniczenie listy do tych towarów, które pochodzą od wybranego dostawcy. Jeżeli dostawca źródłowy nie zostanie wybrany, na liście towarów do wysłania pojawią się wszystkie towary, pochodzące od różnych dostawców.
Najczęściej dostawca źródłowy i docelowy są identyczne. Pole dostawca źródłowy jest kopiowane do pola dostawca docelowy. Synapsa przewiduje jednak, że do dostawcy docelowego można wysłać dowolne towary, również pochodzące od innego dostawcy, dlatego pole dostawca docelowy można zmienić po wybraniu dostawcy źródłowego.
Dostawca docelowy jest polem obowiązkowym przy operacji wysyłki i oznacza dostawcę (serwis zewnętrzny), do którego będą wysyłane towary w celu naprawy lub wymiany (ewentualnie otrzymania faktury korygującej).
Podczas operacji wysyłki towary dodatkowo mogą być filtrowane wg magazynu, na jakim się znajdują. W polu Magazyn domyślnie wybrany jest magazyn domyślny użytkownika.
Po zatwierdzeniu listy pojawi się okienko z informacjami dodatkowymi dotyczącymi wysyłki, w którym można wpisać opis wysyłki i numer listu przewozowego.
Po wysyłce towaru do dostawcy, nadal przypisane będą do tego samego magazynu, na jakim znajdywały się w chwili wysyłki. Jest to ważne przy tworzeniu remanentu - towary wysłane nie znikają ze stanów Synapsy (pomimo wysłania należą do serwisu).
Wysłane towary oznaczane będą kropką w polu <W (wysłane)>.
Lista wysyłanych towarów może być wydrukowana.
Jeśli przed wysyłką w panelu Wysyłki zaznaczono opcję Z pliku,
możliwe będzie wybranie towarów do wysłania na postawie pliku (może to być
przydatne w procedurze RMA związanej z dostawcą - dostawca może przysłać listę
zaakceptowanych zgłoszeń RMA w pliku).
Jeśli zaznaczono opcję Do pliku, wysyłka zostanie
zapisana do pliku. Jeśli dostawca używa Synapsy, będzie mógł się posłużyć tym
plikiem do zautomatyzowanego przyjęcia towarów.
Zobacz opis w rozdziale Współpraca między
serwisami, zapis i odczyt operacji do pliku
.
Przy wysyłaniu warto dostawcy podać własne numery rewersów, o ile dostawca przewiduje ich wpisywanie. Przy operacji odbioru z wysyłki ułatwi to przypisywanie towarów do odpowiednich spraw serwisowych. Jeśli serwis i dostawca korzystają z Synapsy i wymian plikowych, powiązanie operacji z numerami rewersów zachodzi automatycznie.
Serwisanci powinni co pewien czas sprawdzać, czy dostawcy wywiązują się z reklamacji w terminie, poprzez przeglądanie stanu wysyłek.
Przeglądanie wysłanych towarów odbywa się w panelu Wysyłki za pomocą przycisku Przeglądaj, gdzie w okienku wyboru wstępnych warunków dostępnych jest kilka opcji do przeglądania aktualnie wysłanych towarów i historii wysyłek, w tym data lub numer wysyłki. Wyniki przedstawiane są w postaci listy. Opcja przeglądania umożliwia też tworzenie wydruków w różnej formie.
Serwisanci powinni sprawdzać, czy dostawcy realizują naprawę w założonym terminie. W celu wyszukiwania rekordów na liście wysłanych towarów, które wskazują na zbyt długi czas wysyłki, należy sortować je wg daty wysłania lub posługiwać się polem <TW (czas od wysyłki)>. Przy znalezieniu takich rekordów, serwis powinien odpowiednio zareagować, np. zainterweniować u dostawcy a klientowi przydzielić do wydania towar zastępczy (przez operację przydzielenia).
Jeśli dostawca używa programu Synapsa, istnieje stosunkowo prosta możliwość, że udostępni swoim klientom informacje o stanie naprawy przez Internet. Udostępnianie informacji może polegać na stworzeniu stron WWW dla przeglądarek internetowych. Może także polegać na stworzeniu specjalnych dynamicznych stron z funkcjonalnością polegającą na udostępnianiu danych dla programu Synapsa (WebSerwis wykorzystujący dostęp programowy do środowiska Synapsy).
Jeśli serwis dostawcy został specjalnie skonfigurowany do udostępniania danych przez Internet, Synapsa umożliwi podglądanie stanu wysłanych do dostawcy towarów bezpośrednio przez własny interfejs graficzny.
Przy przeglądaniu towarów z wybraną opcją Sprawdź stany u dostawcy na liście wysłanych towarów pojawiają się dodatkowe kolumny: przyjęte przez dostawcę oraz wydane przez dostawcę, oznaczające, czy towar jest już naprawiony i czy jest już wydany (np. w trakcie transportu od dostawcy do serwisu).
Dodatkowo w oknie pełnej edycji rewersu (dostępnym po wybraniu przycisku Edytuj w okienku z listą rewersów) jest przycisk Sprawdź u dostawcy otwierający okno Rewers u dostawcy (rysunek poniżej). Jeżeli dostawca udostępnia odpowiednie dane za pomocą Internetu, bezpośrednio z Synapsy można podejrzeć, jaki jest stan realizacji reklamacji oraz jej szczegóły.
