Przydzielenie towaru zastępczego wykonywane jest w panelu Wysyłek wewnętrznych i przydzieleń. Operacja polega na odbioru towaru z magazynu głównego firmy (zewnętrznego w stosunku do serwisu) na życzenie serwisu z jednoczesnym przypisaniem tych towarów do odpowiednich spraw serwisowych. Przydzielenie towaru nie zwiększa ilości spraw serwisowych, ale zwiększa stan magazynowy związany z przydzielonym do sprawy towarem.
Przydzielenie towaru zastępczego może nastąpić
Efekt końcowy obu rodzajów przydzielenia jest taki sam.
Przydzielanie towaru z poprzedzeniem go wysyłką wewnętrzną formalizuje proces przekazania towaru z magazynu głównego firmy do serwisu, poprzez stworzenie dokumentu zapotrzebowania serwis na towar.
Jeśli wybrano operację odbioru z wysyłki wewnętrznej, na liście spraw serwisowych pojawią się tylko te, które mają odpowiedni status w polu <WW (wys. wewn.)> (po operacji stan ten będzie zdjęty).
Po kliknięciu na przycisk Odbierz towar, pojawia się okno odbioru rewersów z wysyłki wewnętrznej. Podobne okno pojawia się, jeśli wybrano przycisk Przydziel nowy, lecz w tym wypadku domyślna filtracja jest inna.
Podczas przerzucania spraw, do których przydzielane będą towary, automatycznie lub za pomocą przycisku Edytuj zostanie otworzone okienko serwisowe, w którym w polach Towar zwracany klientowi wpisywane są informacje o towarze przydzielanym - SN, kod towaru. Dodatkowo wpisywane są dane o dokumencie handlowo-magazynowym, który związany jest z operacją przydzielenia towaru (numer handlowego dokumentu przesunięcia międzymagazynowego, ewentualnie rozchodu wewnętrznego lub faktury korygującej).
Przydzielanym towarem może być również faktura korygująca. W takim wypadku dokumentem przydzielenia jest numer faktury korygującej, a kodem towaru może być specjalnie utworzony towar oznaczający fakturę korygującą. Szczegóły w rozdziale STRONG>Przydzielenie faktury korygującej.
Po zatwierdzeniu listy, sprawy serwisowe z przydzielonym towarem będą miały w polu <sposób rozliczenia> ustawioną wartość MM, pod warunkiem, że pozostawiono domyślny rodzaj rozliczenia (zwykły).
Przydzielenie towaru zwiększy stan magazynowy związany z przydzielonym towarem, choć nie zwiększy ilości rewersów. Panel Magazyny po operacji przydzielenia może uwzględniać zarówno towar oryginalny klienta jak i towar zamienny przydzielony do sprawy serwisowej za pomocą operacji przydzielenia.
Opcja przydzielenia z wybraną opcją Cofnięcie wysyłki oznacza anulowanie wysyłki wewnętrznej.
Opcjonalnie operacja przydzielenia może być wydrukowana.
Operacje przesunięć magazynowych na dział serwisu w przypadku wymian a także wystawianie faktur korygujących, związane jest nie tylko z programem serwisowym, ale także z operacjami wykonywanymi w programie handlowym.
Wystawianiem dokumentów magazynowych (przesunięć lub rozchodów) oraz wystawianiem faktur korygujących zajmują serwisanci albo specjalnie do tego powołany dział (zwany czasem działem korekt) mający dostęp do programu handlowo-magazynowego. Taki dział może się zajmować nie tylko wystawianiem faktur korygujących i przesunięć towarów z magazynu głównego na dział serwisu (w celu serwisowej wymiany towaru), ale także może samodzielnie lub negocjując z klientem decydować, czy klientowi wydać fakturę korygującą, czy towar zastępczy i określać jaki rodzaj towaru zamiennego dostanie klient. W takim przypadku serwis powinien zajmować się zlecaniem temu działowi wykonania operacji zamiany (tzn. aby dział wykonał przesunięcie towaru na serwis) lub wystawienia faktury korygującej. Zlecanie to odbywa się przez utworzenie wysyłki wewnętrznej wraz z wydrukiem w formie szczegółowej lub uproszczonej.
W czasie pomiędzy wysyłką wewnętrzną a odpowiedzią tego działu, może upłynąć sporo czasu. Serwis ma jednak pełną informację, że zlecenie do działu korekt zostało wysłane - kiedy i przez kogo. W tym czasie rewers przyjmuje oznaczenie WW (na wysyłce wewnętrznej).
W odpowiedzi na dostarczenie zlecenia z serwisu (w formie wysyłki wewnętrznej) wyżej opisany dział tworzy w programie handlowym operację przesunięcia międzymagazynowego (MM) z magazynu głównego na serwis lub fakturę korygującą (rzadziej - rozchód wewnętrzny). Dla lepszej dokumentacji w programie handlowym w opisie faktury korygującej lub dokumentu MM powinien wyszczególnić numery rewersów przepisane z wysyłki wewnętrznej. Gdy dokument MM wraz z towarem trafią do serwisu lub faktura korygująca, serwis wykonuje operację odbioru z wysyłki wewnętrznej. Podczas tej operacji w okienku edycji w polach dotyczących towaru wydawanego serwisant wpisuje kod i numer seryjny odbieranego towaru (jeśli dział korekt wydał towar), lub wpisuje dane o fakturze korygującej (dokument i datę, dostępne po wybraniu przycisku Dokument przydzielenia). W przypadku przydzielania towaru (a nie faktury korygującej) również warto wpisać numer dokumentu przydzielenia - w tym wypadku numer handlowego dokumentu MM.
Dodatkowo, jeśli przydzielanym towarem jest faktura korygująca, warto w polu kod towaru odbieranego wpisać kod sztucznie utworzonego wpisu do kartoteki towarów o kodzie np. "FK" i nazwie "Faktura korygująca". Dzięki temu na późniejszym wydruku wydania towaru klient zobaczy, że w zamian za swój towar otrzymał fakturę korygującą. Faktura korygująca po przydzieleniu towaru opcją odbioru z wysyłki wewnętrznej traktowana jest podobnie jak towar, jest więc uwzględniana przy sprawdzaniu listy towarów na magazynie i może być przesuwana pomiędzy magazynami serwisowymi (dlatego tym bardziej zalecane jest utworzenie towaru o kodzie np. "FK").
W późniejszym czasie serwis może rozliczyć się z magazynem głównym (za pośrednictwem opisanego wyżej działu korekt) operacją zdjęcia towarów z serwisu. Serwis oddaje towar naprawiony, wymieniony u dostawcy, lub fakturę korygującą zwróconą przez dostawcę.
Przydzielenie towaru zastępczego jest zautomatyzowane przy współpracy z programem Magnat. Za pomocą bibliotek dostępu do Synapsy możliwe jest dokonywanie zapisu o fakturze korygującej z programu handlowego do Synapsy.
Program Magnat może sam zapisać dane o wydawanym towarze do Synapsy, wtedy operacja odbioru towaru z wysyłki wewnętrznej jest prosta i nie wymaga przepisywania danych. Inną możliwością automatycznego odbioru towaru z programu Magnat jest wykorzystanie opcji Odbiór z bazy magazynowej z panelu wysyłek wewnętrznych i przydzieleń.
Jeżeli włączona jest opcja Odbiór z bazy magazynowej, to po naciśnięciu przycisku Odbierz pojawia się okno wyboru dokumentu wydania z programu Magnat, na którym znajduje się odbierany towar. Jeżeli w pozycji dokumentu został wprowadzony numer rewersu, którego dotyczy to wydanie, przydzielenie towaru odbywa się automatycznie (odpowiednie rekordy automatycznie zostaną uzupełnione danymi z programu Magnat i przerzucone do dolnej listy okna operacji). Jeżeli numer rewersu nie został wprowadzony do dokumentu programu Magnat, po wejściu do edycji rewersu i kliknięciu na Z pliku (w grupie kontrolek związanej z towarem wydawanym) pojawi się lista pozycji tego dokumentu, która pozwala na przydzielenie półautomatyczne.
Zobacz również rozdział współpraca z programem Magnat.
W trakcie odbioru podczas edycji rewersu możliwa jest zmiana domyślnego ustawienia sposobu rozliczenia na jedno z pokrewnych: I lub N (dla Synapsy oznaczają to samo - przydzielenie z nieokreślonego źródła) lub RR - które oznacza pobranie towaru z wewnątrz serwisu (z innego rewersu).
Uwaga: przy takiej zmianie, operacja przydzielenia dla tego rewersu zostanie zapisana od razu, zwiększając od razu stan magazynowy Synapsy lub przenosząc towar z rewersu źródłowego do rewersu docelowego w przypadku operacji RR.
Towar pobrany z serwisu definiowany jest przez wybranie numeru rewersu w polu wydaj z rewersu. Towar ten pochodzi:
Podczas wyboru towaru dla operacji przydzielenia z innego rewersu, Synapsa może podpowiedzieć, jaki towar przydzielić, ograniczyć listę do identycznych typów towarów lub do takiej samej kategorii jak oryginalny towar (opcje filtruj towar i filtruj kategorię).
Po przydzieleniu towaru zastępczego, towar oryginalny klienta pozostanie na stanie magazynu serwisowego. Niezależnie od tego, czy towar jest uszkodzony, naprawiony na miejscu, wysłany do dostawcy, naprawiony u dostawcy, wymieniony przez dostawcę na nowy, towar taki staje się własnością serwisu.
Stan magazynowy związany z towarami, które przeszły na własność serwisu, nazywa się w Synapsie magazynem towarów poserwisowych.
Towary poserwisowe mogą być później zdjęte ze stanów serwisowych lub przydzielone innemu klientowi przez operację RR.
Stan towarów poserwisowych jest podobny do towarów specjalnie przyjętych do serwisu w celu późniejszych wymian (serwisowy magazyn podręczny).
Przeglądanie historii operacji przydzielenia odbywa się w panelu Wysyłki wewnętrzne i przydzielenia za pomocą przycisku Przeglądaj, gdzie w okienku wyboru wstępnych warunków wyszukiwania wybierana jest z interesujących opcji. Opcje pozwalają na przeglądanie spraw oczekujących na zlecenie wymiany lub na przydzielenie oraz historii zleceń i przydzieleń wg daty lub numeru operacji. Opcja przeglądania umożliwia też tworzenie wydruków w różnych formach.